.

Contoh Makalah Manajemen Perkantoran : System Dan Prosedur Kantor

Makalah System Dan Prosedur Kantor

Contoh Makalah Manajemen Perkantoran - Selamat berkunjung kembali di blog Kumpulan Ilmu dan Seputar Informasi Terkini. Melanjutkan posting bertema Contoh Makalah, pada kesempatan kali ini kami akan berbagi posting tentang Contoh Makalah Manajemen Perkantoran dengan tema "System Dan Prosedur Kantor" yang disusun oleh sobat-sobat dari UNS-Surakarta. Atau mungkin sobat juga ingin sekedar melihat posting sebelumnya tentang "Contoh Makalah Manajemen Strategi | Balanced Scorecard Konsep Dan Implementasi: Sebagai Strategi Perusahaan". semoga bermanfaat.

contoh makalah, makalah manajemen, manajemen perkantoran, manajemen, prosedur kantor, sistem kantor

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN 2
SYSTEM DAN PROSEDUR KANTOR
Dosen pangampu  Endang Martini S. Pd, M.Si

Di Susun Oleh :
  1. Ribut Hendra. S
  2. Natanael Gunawan
  3. Prasetyo Utomo
  4. Riescha Fendry
  5. Stepanus. Y
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENDIDIKAN EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009


DAFTAR ISI

JUDUL
DAFTAR ISI
BAB I
  • Definisi System
  • Karakteristik system
BAB II
  • Definisi Prosedur Kantor
  • Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
BAB III
  • Manfaat system dan prosedur
  • Metode system
BAB IV
Bagaimana merencanakan system dan prosedur kantor

Daftar Pustaka


BAB I
1. DEFINISI SYSTEM
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.

Contoh :
  • Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware
  • Sistem Akuntansi
1. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

2. Menurut ANATOL RAPOROT
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

3. Menurut L. ACKOF
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

4. Menurut GR. Terry
Jaringan dari beberapa prosedur yang di gabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama

2. Karakteristik Sistem
Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen system atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya system tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.

Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk system komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedaka.

BAB II
A. DEFINISI PROSEDUR KANTOR
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya, Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) mengerjakannya.

George R. Terry juga mengatakan di dalam bukunya yang berjudul Office management and Control (1975;28) “ likewise a procedure can be considered as a series of selected clerical steps, ussualy performed by more than one person. Which constitute an estabilished and accepted way of carrying on an majoe of office activity.” Yang kurang lebih apabila diterjemahkan menjadi “prosedur dapat diartikan sebagai serangkaian tahapan pekerjaan kertas terpilih, biasanya dikerjakan oleh lebih dari satu orang yang merupakan cara-cara yang ditentukan dan dalam mengadakan keseluruhan fase utama dari aktifitas kantor.”

B. Prinsip- Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya  dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang telah kompeten di bidangnya.

Apabila kondisi tersebut di atas telah dipenuhi untuk menyusun sesuai prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai berikut :
  • Rasional : Setiap prosedur kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga senua oraang sesuai klasifiasinya agar dengan mudah untuk mengerti
  • Sistimatis : Menggungakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama dan selanjutnya
  • Bersifat Operasional : Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan dapat bersifat teoritis.
  • Menggunakan Jarak Terpendek : Setiap pekerjaan sedapat mungkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang
  • Menekankan Kepada Prinsip Kerja : Seemua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

BAB III 

1. Keuntungan Sistem Dan Prosedur
a. System san prosedur menariksudut pandang keseluruhan yang realistis. System dan prosedur yang modern menpertimbangkan suatu perusahaan sebagai suatu keseluruhan dan menjauhkan dari batasan- batasan, departemen dan memodeli lebih dari model gagassan yang ketinggalan jaman. Masing – masing departemen , divisi, unit, sub unit, mengambil bagian dalam pencapaian tujuan.

b. Membantu mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang dan mengurangi keputusan yang dianggap tidak perlu dilakukan.
Dengan menyederhanakan pencapaian dan pengambilan keputusan maka seorang karyawan akan dipandu untuk menunda pekerjaan yang tidak begitu diperlukan dan diganti pekerjaan yang dianggap lebih pentig. Kegiatan ini dilakuklan dengan memperhatikan “ prinsip pengecualian” tentang dokrin menejerial

c. Keseragam,an aktivitas kerja tercapai
Tugas yang serupa di kerjakan pada cara yang sama pada tiap tiap waktu.
Hal ni harus di sertai dengan adanya standarisasi pada penggunaan kertas formulir. Petunjuk- petunjuk, operasi-operasi mesin, kebiasaan kerja dan pengawasan. Sebuah system cenderung untuk menyusun metode jadi setip komponen yang harus diperlukan di kerjakan sesuai urutan dan tempat.

d. Tinggkat  kesalahan menjadi berkurang.
Panduan akan menjelaskan apa yang harus di lakukan, kesalahpahaman di perkecil, dan tugas lain yang bersamaan waktunyaharus di kerjakan.kesalahan yang dilakukan pada umumnya akan diketahui dengan cepat karenma pekerjaan melalui npengaduan.

2. Metode System
A. BLACKBOX APPROACH.
Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi. Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yang menangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukan dan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.
Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.

B. ANALITYC SISTEM.
Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :
a. Menentukan identitas dari sistem.
  • sistem apa yang diterapkan
  • batasannya
  • apa yang dilaksanakan sistem tersebut
b. Menentukan tujuan dari sistem.
  • output yang dihasilkan dari isi sistem
  • fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan
c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
  • tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
  • cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain
d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.

BAB IV
Bagaimana Merencanakan System dan Prosedur Kantor

Perensanaan suatu sistem biasanya sudah didesain sedemikian rupa dengan menentuklan tindakan apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa, dimana, dan bagaimana. Dalam hal ini, pengawasan dilakukan untuk checking atau following up untuk melihat pekerjaan berlangsung sesuai dengan perencanaan atau ekpektasi.


DAFTAR PUSTAKA
  1. George R. Terry, Ph.D. 1975. Office Management and Contol: The Administratif Managing of Information, Seventh Edition. London: Richard D. Irwin,Inc.
  2. Badri Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
  3. www.google.com
Untuk versi original dari Makalah Manajemen Perkantoran diatas, silakan sobat download, filetype:doc (klik disini)

Itulah tadi posting Contoh Makalah Manajemen Perkantoran. terima kasih atas kunjungannya n jangan bosan-bosan ataupun jenuh untuk berkunjung kembali di blog kumpulan ilmu dan Seputar Informasi Terkini, semoga ada guna dan manfaatnya. wassalam.